Zensai - O que é Treinamento de Conformidade e por que é Importante?

Algumas habilidades e conhecimentos são simplesmente bons de se ter, pois permitem que sua equipe trabalhe de forma mais eficaz. Outros, no entanto, são estritamente necessários para que seu negócio opere dentro dos limites da lei. Então, o que é treinamento de conformidade e por que você precisa dele?

Simplificando, treinamento de conformidade é qualquer forma de treinamento profissional exigido por regulamentações que afetam seu setor. Você é legalmente obrigado a garantir que seus funcionários tenham treinamento certificado nessas áreas antes de poderem exercer suas funções.

Isso ocorre porque os requisitos de conformidade existem para garantir comportamentos seguros e éticos no local de trabalho. Qualquer cliente que entre em seu estabelecimento, compre de você ou compartilhe dados pessoais com você tem a expectativa razoável de que todos os funcionários e serviços atendam aos requisitos de conformidade. O descumprimento desses padrões pode colocar sua empresa em apuros legais.

O que é treinamento de conformidade?

Como mencionado, a definição mais simples de treinamento de conformidade é qualquer tipo de treinamento certificado exigido por leis e regulamentações sob as quais seu negócio se enquadra. Dito isso, existem várias áreas de treinamento de segurança e conformidade. Elas incluem:

• Regulamentações sobre manuseio de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da UE.
• Leis contra assédio e discriminação, como as proteções federais contra discriminação de origem nacional nos EUA.
• Regulamentações de saúde e segurança, como as leis de higiene no serviço de alimentos.
• Certificação para operar máquinas perigosas, como empilhadeiras, guindastes, etc.

Como não é prático ficar vigiando os funcionários o tempo todo, eles precisam de treinamento de conformidade para que você possa confiar neles para evitar violações. Esse treinamento também pode ajudar a criar uma cultura de trabalho mais transparente e eficaz.

Por que o treinamento de conformidade é essencial?

De acordo com a Pesquisa Global de Ética nos Negócios de 2023 da Ethics & Compliance Initiative (ECI):

• A pressão global sobre os funcionários para comprometerem padrões e leis foi de 29%.
• 65% dos funcionários admitiram ter testemunhado violações nos últimos 12 meses.
• Felizmente, taxas recordes de funcionários estão relatando violações (72%).
• No entanto, 46% dos funcionários relataram sofrer represálias por denunciarem violações.
• 87% dos funcionários relataram que seus locais de trabalho careciam de uma "cultura ética forte".

Essas estatísticas destacam o quão prevalente a não conformidade no trabalho pode ser, assim como o quão impotentes os funcionários podem se sentir para denunciar. Mas, se não está quebrado, não é necessário consertar, certo?

ERRADO. Mesmo que sua organização tenha conseguido passar despercebida por não cumprir as normas, falhar em abordar esses problemas pode ter sérias consequências. Por isso, melhorar o treinamento de conformidade não é opcional.

Os riscos legais e éticos da não conformidade

Agora, você deve estar se perguntando, do que o treinamento de conformidade deve protegê-lo?

Como não somos um escritório de advocacia, não forneceremos conselhos legais específicos. Cabe a você estar ciente das leis e regulamentações específicas às quais está sujeito, que podem variar dependendo do seu setor e da localidade onde seu negócio opera.

De forma geral, no entanto, falhar em atender aos requisitos regulamentares com treinamento de conformidade pode ter as seguintes consequências:

• Multas, processos e investigações: Não cumprir os requisitos regulamentares deixa sua empresa vulnerável a ações legais por parte de partes afetadas ou órgãos reguladores. Violações do GDPR, por exemplo, podem resultar em milhões de dólares (ou euros) em multas, ou até mesmo uma porcentagem do seu faturamento global.

Mesmo que você não seja multado ou processado, investigações regulatórias podem custar indiretamente ao seu negócio, interrompendo suas operações. O treinamento de conformidade adequado garante que tudo esteja devidamente documentado para que qualquer investigação regulatória transcorra de forma tranquila.

• Danos causados por comportamentos antiéticos: Deixando de lado as questões legais, o treinamento de conformidade visa prevenir danos aos funcionários e clientes. Por exemplo, se você entrar em um restaurante que não segue as exigências de saúde e segurança, corre o risco de intoxicação alimentar ou exposição a alérgenos.
• Danos à reputação: Se sua empresa ganhar a reputação de não conformidade, pode ser muito difícil se recuperar. Você precisa de treinamento de conformidade para se manter confiável para clientes potenciais e parcerias de negócios.

Como o treinamento de conformidade beneficia as empresas

Não se preocupe, nem tudo é negativo. O treinamento de conformidade adequado não trata apenas de evitar aspectos negativos. Há benefícios reais para sua organização também. Eles incluem:

• Aumento da responsabilidade dos funcionários: O treinamento de conformidade reforça a ideia de que você não permitirá que violações passem em branco, além de ajudar a estabelecer canais para as pessoas denunciarem essas violações. Os funcionários têm menos probabilidade de cometer ou ignorar ações problemáticas quando fazem parte de uma cultura de trabalho transparente e focada em conformidade.
• Funcionários mais confiantes: Quando os funcionários não estão familiarizados com os requisitos de conformidade, fica mais difícil para eles fazerem o trabalho. Eles podem ficar mais hesitantes em tomar certas decisões por medo de infringir a lei acidentalmente. O treinamento adequado permite que eles sejam mais proativos, motivados e produtivos.
• Dados úteis de conformidade e treinamento: Com o software de treinamento corporativo certo, você coletará muitos dados úteis sobre conformidade e treinamento de habilidades. Além de ser uma evidência documentada, os dados de conformidade podem oferecer insights sobre os processos internos do seu negócio. Isso é útil para destacar ineficiências e reduzir custos.

Exemplos de conformidade no trabalho

A pergunta continua: como deve ser o treinamento de conformidade? Até agora, mencionamos alguns exemplos de treinamento de conformidade. Agora, vamos analisá-los com mais detalhes. Aqui estão quatro diferentes situações de conformidade no local de trabalho: duas gerais e duas específicas do setor.

Treinamento contra discriminação O treinamento contra discriminação desempenha um papel essencial na Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI), além dos direitos dos trabalhadores em geral. Não proteger os funcionários contra discriminação no trabalho pode deixar sua empresa vulnerável a represálias legais. Além disso, pesquisas mostram que empresas diversas geram mais receita por meio da inovação.

Áreas importantes do treinamento contra discriminação incluem:

• Leis específicas contra discriminação que afetam seu negócio.
• Características protegidas (como gênero, raça, religião ou deficiência).
• O que você pode ou não perguntar a funcionários ou candidatos.
• Treinamento anti-preconceito.
• Treinamento para prevenir bullying e assédio no trabalho.

Proteção de dados e treinamento em cibersegurança O treinamento em proteção de dados é outra área que a maioria das empresas modernas deve cobrir. Seja as informações pessoais de funcionários e clientes ou dados empresariais confidenciais, a maioria das organizações tem dados valiosos a serem protegidos. Por isso, existem regulamentações rigorosas que determinam as obrigações das empresas ao lidar com dados sensíveis.

Aspectos essenciais do treinamento em proteção de dados e cibersegurança incluem:

• Legislação relevante (como leis federais de proteção de dados e o GDPR).
• Treinamento em normas e políticas internas.
• Como lidar com solicitações de acesso.
• Identificação de fraudes e tentativas de phishing.
• Identificação de vulnerabilidades.
• Exigências de segurança (ex: força de senha, criptografia e backups de dados).

Conformidade na área da saúde O treinamento de conformidade é uma parte essencial de um atendimento médico eficaz. Sem ele, você deixa os pacientes vulneráveis a erros médicos, negligência e danos. É vital para todos que trabalham no setor de saúde, de médicos e enfermeiros a atendentes e administradores.

Principais áreas de conformidade para empresas de saúde incluem:

• Legislação relevante para a prática médica e a saúde (como HIPAA ou ACA).
• Proteção de dados de informações médicas dos pacientes.
• Certificação para administração de tratamentos (como administração de medicamentos, aplicação de primeiros socorros, fornecimento de suporte a deficientes, etc).
• Regulamentações de saúde e segurança, como práticas de higiene.
• Orientações oficiais de organizações como o CDC ou a OMS.

Conformidade na fabricação Por fim, vejamos como funciona a conformidade na fabricação. Trata-se de uma combinação de segurança no local de trabalho e segurança do produto. As principais áreas de conformidade incluem:

• Leis e regulamentações estabelecidas por órgãos como a OSHA.
• Normas internas de segurança no local de trabalho.
• Certificação para operar máquinas perigosas.
• Manutenção e documentação.
• Requisitos de qualidade e testes de produtos.

Sem conformidade adequada, os locais de trabalho na fabricação podem se tornar muito perigosos. Um acidente com empilhadeira ou uma falha na manutenção podem resultar em lesões graves para um funcionário. E as falhas nos testes de produtos podem liberar equipamentos defeituosos ao público, o que pode gerar ações legais e retiradas caras do mercado.

Como um LMS suporta o treinamento de conformidade

Se tudo isso parece difícil de administrar, relaxe. Afinal, o que é treinamento de conformidade, se não mais uma habilidade a ser ensinada? E tudo o que é necessário é a solução de software certa. Claro, não estamos avaliando software de gestão de aprendizagem (LMS) hoje. O que vamos fazer, no entanto, é mostrar como um LMS pode apoiar a conformidade dos negócios.

Documentação consistente A documentação é um aspecto-chave da conformidade. Coisas como inscrições nos cursos, relatórios de progresso e certificações são evidências de que você realmente está atendendo aos requisitos de treinamento regulamentar. Embora isso possa parecer trabalho repetitivo, é essencial.

Um bom sistema de gestão de aprendizagem pode agilizar e automatizar esse tipo de tarefa. Assim, você sempre terá uma trilha de papel atualizada para provar que fez sua parte.

Gestão de aprendizagem com inteligência artificial Não subestime o poder da IA na gestão da aprendizagem. Além de possibilitar coisas como análises e relatórios automatizados, a IA faz muito para aprimorar a experiência de aprendizagem para os usuários finais.

Assistentes e painéis de IA podem fazer recomendações personalizadas de aprendizado com base nas necessidades e objetivos de carreira dos indivíduos. Isso ajuda a integrar os funcionários de forma mais eficaz, para que possam começar a aprender habilidades de conformidade desde o primeiro dia.

Aprendizagem no fluxo de trabalho A aprendizagem no fluxo de trabalho significa eliminar barreiras entre os espaços de trabalho e as formas de aprender. Por exemplo, a companhia de seguros Youi usou o Learn365 para permitir que o treinamento dos funcionários nas ferramentas do Microsoft 365 que já utilizavam fosse mais eficiente.

Custo-benefício A ineficiência da gestão manual do treinamento de conformidade torna o processo pouco eficiente. Um LMS oferece uma maneira muito mais econômica de coordenar o treinamento dos funcionários. Além de economizar horas de trabalho com a automação e simplificação de processos, os melhores sistemas de gestão de aprendizagem cobrem uma variedade de faixas de preço para flexibilidade.

Por exemplo, a Anjuna Airline Solutions usa a versão Freemium do Learn365 para suas necessidades como uma pequena empresa. Com apenas 40 funcionários, eles conseguem usar nosso software sem grandes investimentos.