Como Superar os Desafios de Configuração com Ferramentas de Colaboração no Ensino Superior

A inteligência artificial oferece recursos poderosos, mas maximizar seu valor ainda exige uma supervisão cuidadosa. Configurar ferramentas de colaboração, como Microsoft Teams, Google Workspace ou Cisco Webex, traz uma série de desafios para as instituições de ensino superior. Com o trabalho híbrido e flexível e as opções de ensino remoto ganhando preferência entre funcionários e estudantes, as universidades podem adotar medidas para minimizar esses desafios.

“Muitas organizações não ajustam suas políticas e procedimentos para refletir o uso dessas ferramentas”, afirma James Stanger, evangelista-chefe de tecnologia da CompTIA, que oferece treinamento e certificações para profissionais de TI. “No melhor cenário, uma ferramenta de colaboração complementa e amplia os elementos positivos da cultura de comunicação da empresa.” Uma abordagem proativa e de cima para baixo na implementação dessas ferramentas é ideal, pois permite que os líderes estabeleçam um panorama de colaboração em toda a instituição, diz Matt Nerney, presidente da seção de Boston da Society for Information Management.

“Obter consenso sobre as melhores ferramentas para a organização, por meio da equipe de liderança, e ter políticas claras sobre as expectativas para cada ferramenta são fundamentais”, diz Nerney.

Aproximando-se dos Funcionários da Universidade Onde Eles Trabalham Com muitos funcionários trabalhando remotamente, Stanger enfatiza a importância de testar as ferramentas de colaboração em todas as modalidades de trabalho.

“Teste sua implementação em condições reais”, ele recomenda. Equipes de TI devem criar servidores de teste para amostras representativas de trabalhadores e garantir que estão prontos para documentar e implementar mudanças. Muitas ferramentas de colaboração possuem recursos para manter as equipes conectadas. Configurações que simplificam a interação ao ingressar em reuniões e interações rápidas diárias têm grande impacto, segundo Nerney. “Configuro as ferramentas para reduzir atritos, como remover a sala de espera para tornar o ingresso em reuniões mais fluido. Problemas para entrar em uma reunião importante podem ser estressantes.”

Outro ponto de atrito é a dificuldade em revisar conversas passadas em busca de informações específicas, de acordo com Stanger.

“A capacidade de buscar artefatos de sessões anteriores é geralmente insuficiente”, ele explica. “Isso pode ser um problema de configuração ou uma funcionalidade oferecida como recurso premium. De qualquer forma, é uma questão significativa.”

Faculdades e universidades devem implementar ferramentas que atendam às necessidades de professores e funcionários em todos os cenários de trabalho, observa Wayne Kurtzman, vice-presidente de pesquisa da IDC. “Algumas ferramentas gerenciam melhor vídeos com largura de banda limitada, o que é útil em áreas remotas. Uma cultura de colaboração une pessoas com expectativas comuns.”

Como Integrar IA em Ferramentas de Colaboração Para Kurtzman, o setor de TI deve envolver todos os departamentos para garantir a interoperabilidade das ferramentas colaborativas. Ele destaca a importância de cada departamento expor suas necessidades em evolução e participar da seleção de aplicações, enquanto o TI gerencia a governança e a implementação.

“A integração de aplicações-chave no conjunto de ferramentas colaborativas promove um fluxo integrado de conversas, dados e ideias”, afirma. Nerney acrescenta que ferramentas com recursos de IA, como anotações automáticas e legendas de vídeo em tempo real, fortalecem a conexão e o trabalho em equipe.

“Um espaço de equipe ou grupo online pode armazenar todas as atas de reuniões, permitindo que funcionários revisem o histórico de discussões. Centralizar essas informações gera valor real”, comenta Nerney. Stanger, porém, adverte que é preciso cautela ao adotar ferramentas colaborativas de IA, devido a possíveis problemas de controle de acesso e privacidade: “A IA requer acesso a grandes volumes de dados, o que exige controle sobre onde estão armazenados e os custos de acessá-los.”

Kurtzman recomenda utilizar os recursos de IA oferecidos pelas ferramentas existentes: “A integração com aplicações principais torna as soluções de IA mais eficazes. A combinação de IA e colaboração evoluirá rapidamente, mudando nossa forma de trabalhar. Configurações equilibrarão governança e segurança com produtividade, permitindo mais agilidade.”